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华中农业大学财务报销管理办法
发布时间:2014年03月04日     点击次数::
 

华中农业大学财务报销管理办法

 

第一章  

第一条 为规范学校经济行为,明确经济责任,防范财务风险,根据《会计法》、《会计基础工作规范》等法规制度,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校一级财务机构管理的所有资金,校属二级核算单位可参照执行。

第三条 各单位经济责任人或其授权负责人为本单位财务报销的审批人,各专项经费项目负责人为本人主持项目财务报销的审批人(以下统称经费负责人),对本人审批业务的真实性、合法性、合规性、相关性负责。因特殊情况需他人代为审批时,需向财务部门提供书面委托。

第四条 各单位应在学校预算安排的范围内(专项经费按项目预算范围),按照《华中农业大学货币资金管理办法》规定审批权限使用经费。各项经济业务的经办人与审批人为直系亲属关系的,应实行回避制,由本单位同级或上级负责人审批。

第五条 各类经费报账人员由经费负责人授权委托(委托书见附件2),应为学校正式职工、在籍研究生或长期合法聘用人员;经费负责人应在财务部门预留签字笔迹和手机联系方式,便于财务部门核对笔迹和发送报账短信通知,若因特殊原因需要他人代理的,应向财务部门提供书面授权委托。

 

第二章 报销审批

第六条 各类经费报销应根据国家和学校规定的开支范围、学校批准的经费使用计划或有关合同(协议)规定等,按照相应授权审批权限办理。

属于学校领导负责的专项经费支出,应经项目实施部门负责人签字后,由校领导审批。

第七条 人员经费

(一)工资(包括在职人员工资、津贴补贴和离退休人员生活补贴)

由人事部门将单位负责人签字的工资异动表送财务部门,财务部门根据工资库及异动情况编制全校人员工资发放表,由校长审批后发放。

(二)特殊岗位津贴、保健津贴由所在单位经费负责人和人事部门共同审批。

(三)引进人才安家费、社会保障费用、丧葬抚恤金、遗属生活补助由人事部门审批。

(四)学生勤工助学工资、困难补助、奖学金发放由学生工作部或研究生工作部审批。

(五)向教职工或学生发放各类奖励,应附学校下发的相关文件,或由单位主管校领导审批;各单位报销慰问金仅限于本单位离退休职工、困难或生病职工,从自筹经费中列支。

(六)劳务费

1.发放学生三助(助教、助研、助管)劳务费,由经费负责人审批;发放科研成果奖励、学术论文奖励、开展技术服务等费用,应附相关奖励办法或技术服务的具体内容、测算依据,由学院分管科研工作负责人审批。报销学生各类补助、劳务费等应填写《华中农业大学学生劳务费发放表》(附件3),提供学生姓名、学号、发放标准、银行卡(校园卡)号等资料。

2.职能部门原则上不得发放职工劳务费,确因特殊工作原因需要发放的,应报单位主管校领导审批。

3.报销校外人员咨询费等劳务费,应填写《华中农业大学校外人员劳务费发放表》(附件4),提供领款人姓名、职务(职称)、单位、身份证号(护照号)及领款人签名。特殊情况下,领款人无法亲笔签字、需要他人代为领款的,应由代理人签名并注明身份证号。向外籍专家发放酬金的,还需外事部门审批。

(七)报销编制外用工工资,应填写《华中农业大学临时用工工资发放表》(附件5),按以下程序审批:

聘用时间三个月以上的,不论经费渠道,均由人事部门审批;

聘用时间三个月以内的,应提供领款人身份证复印件、联系方式等信息。报销金额1000元(含)以下的,由单位(项目)负责人审批;1000元以上的,还需经费归口部门负责人审批;10000元(含)以上的,还应由单位主管校领导(或联系校领导)审批。

第八条 差旅费

(一)报销差旅费应填写“华中农业大学差旅费报销单”,注明出差人、出差事由等事项,附往返车(机)票、住宿费发票、登机牌等相关票据。因参加会议(培训)等出差的,还应附会议(培训)通知。

(二)出差补助执行《华中农业大学差旅费管理办法》有关规定。

(三)学校不提倡私车用于公务出差,各单位一般不得报销燃油费等私车费用。科研项目执行过程中确实因情况特殊,私车用于科学实验考察、调研等需报销燃油费的,应注明出差人、时间、地点、事由等事项,并提供过路过桥费、住宿费等必要的票据,填写《华中农业大学燃油费报销审批表》(附件6),由所在学院分管科研工作负责人审批同意后,在合理范围内据实报销。

(四)教职工因项目研究需要安排学生出差可自定学生出差补助标准,但不得高于教师标准。

(五)职工上下班交通补贴每年审定一次,由本单位经费负责人、人事部门、后勤管理部门共同审批。

(六)职工探望配偶、父母,报销探亲路费按直达车计算,由人事部门审批。

第九条 出国(境)费用

出国(境)费用包括参加国际会议、访问、讲学、合作研究等公务活动发生的费用。

(一)出国(境)费用严格按出国审批时的时间范围、地点、开支项目报销,不得超越期限、范围和变更开支项目。

(二)因公出国(境)旅费报销,应提供《华中农业大学因公出国人员审批表》,短期出国(境)人员还应提供湖北省人民政府出国、赴港澳任务确认件审批表,同时将本人在国(境)外开支的原始票据交外事部门审批。

(三)外籍专家来校工作或讲学发生的差旅费报销需外事部门审批。

(四)原始票据不是中文的,应当用中文注明开支内容、日期、金额。

(五)一次出国发生的所有费用应集中一次办理,不得拆分业务报销。

第十条 会议费

指学校、校属各单位、科研课题组主办或受托承办的各类会议。会议费开支内容包括会议场地租用费、交通费、食宿费、会议有关文件资料印刷等费用,不得报销礼品、纪念品。会议费用在中央国家机关会议费综合定额标准内据实报销。

(一)学校各部门(学院)举办会议,不论经费渠道,应当事前经单位主管校领导审批后在财务部门备案;由学校承担会议经费的,应在年初申报预算,由校长办公会讨论通过后实施。

(二)各类科研经费中列支会议费,应严格执行预算,报销时由项目负责人所在学院分管科研工作负责人审批。

(三)学校及校属各单位受有关部门委托承办会议,应在学校财务部门单独设立账目进行收支核算;收取会务费的,应使用学校提供的正式票据,并将会务费收入全额纳入学校财务管理。

(四)报销会议费时,需填写《华中农业大学会议费用支出明细表》(附件7),结算金额按照会议实际发生费用填写,并附举办或承办会议文件、委托第三方承办会议的合同、会议消费清单及参加会议人员名单等结算资料。

(五)单独设立会议费专项的,会议费结算完毕后应及时清理账户,

不得长期挂账,列支其他费用。

第十一条 设备、物资采购,委托业务、服务费

(一)学校各单位购买各类物资价值达到固定资产标准的,或者自购材料组装设备价值达到固定资产标准的,均应按照学校资产管理办法,在报销前办理资产验收和登记等手续

(二)购买政府集中采购目录内的设备,或购买单台件5000元(含)以上及批量2万元(含)以上的货物,应纳入学校集中采购管理,在国资设备管理处办理采购审核手续,开具“华中农业大学采购审核单”;单台件或批量采购在10万元(含)以上的货物,报销时需附有效合同。

(三)因教学、科研使用,采购列入学校集中采购目录的试剂耗材,应提供国资设备管理处出具的采购审核单;未列入学校集中采购目录的试剂和耗材,应由国资设备管理处审核登记,采购总价2万元(含)以上的,还应附有效合同。

(四)批量采购进口试剂、仪器设备,无论金额大小,均应附进口货物供货及技术服务协议和进口物资委托代理合同。

(五)校内各单位利用公共平台、实验室、大型设备等开展测试化验加工等服务收取费用的,由国资设备管理处审批入账。

(六)向外单位支付委托加工、服务类费用、购买除上述范围之外的物资(包括办公用品、文具、办公耗材、会议用品、劳保用品、图书、日用品、体育用品等),单笔业务金额2万元以下的,应提供注明名称、数量、单价、金额的发票,发票上未列明细的,应提供发票开具单位盖章的清单;2万元(含)以上的,需附有效合同。

第十二条 通讯费

(一)党政干部住宅电话费限额补贴按组织部提供的人员名单报销发放;各单位自定标准发放的通讯费补助由单位分管校领导审批。

(二)办公电话费、网络通讯费以当月实际支出额计算,预存的电话费和网络通讯费不予报销。

(三)报销未标明用户的通讯费定额发票应注明使用者及使用月份。

第十三条 接待费用

接待费用报销应严格执行学校关于公务接待的规定。符合学校规定的公务活动接待支出,按以下规定报销:

1.接待费报销凭证应当包括发票(校内转账的为内部转账单)、派出单位公函和接待清单,接待清单应注明接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容。

2.属学校外事往来中发生的国家规定标准以内的礼品费用报销,应提供正式发票及礼品清单。除上述情况外的其他礼品费用不予报销。

3.实行公务卡报销管理的单位,应使用公务卡结算接待费用;暂未实行公务卡报销管理的单位,应通过银行转账方式结算。

第十四条 各类退款,须经相关业务主管部门审批,已开具发票的应退回原交款发票。

 

第三章 原始票据要求

第十五条 学校各单位因合法经济事项从外单位取得的发票,应当是国家税务机关或财政部门统一印制的、在有效使用期限内的发票,并加盖开票单位发票专用章或财务专用章;自制原始凭证应使用财务部门统一印制的专用凭证。

第十六条 发票或收据的要求

(一)发票或收据必须是真实的。各单位取得相应票据后,应在票据属地税务(或财政)部门查询票据真伪。

(二)发票或收据应注明收款单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等要素;付款单位名称应为“华中农业大学”。

(三)原始票据大小写金额应相符,所记载的各项内容不得涂改。

第十七条 原始票据为外文的,报销时应当翻译成中文,并出具与该业务相关的境外汇款申请书、外汇兑换水单或银行卡支付凭据等辅助资料。

第十八条 由于教学科研工作需要,向农民购买农副产品、租用畜力、农具、土地等,应取得由税务机关代开的发票,无法取得发票的,应提前半年向归口管理部门备案。报销时,填写《华中农业大学特殊业务支出明细表》(附件8),附收款人开具的收据或收条,内容应包括物品的名称、数量、单价、金额(大、小写)、收款人姓名、联系方式等,并提供收款人银行卡账号和身份证复印件。具体审批程序如下:

报销金额在1000元以下的,由经费负责人审批;

报销金额在1000元(含)以上的,由经费归口管理部门审批;10000元(含)以上的,还应提供有效合同,并由单位主管(联系)校领导审批。

第十九条 需要报销的原始票据遗失,应取得原开票单位同一发票记账联的复印件,并在复印件上加盖开票单位的发票专用章或者财务专用章,同时附情况说明,经所在单位经费负责人签字后报销。

第二十条 购买实物的报销单据,应有经办人、验收人、审批人签字;支付其他费用的单据,应有经办人、审批人签字。

第二十一条 校属各单位、各科研项目之间因提供劳务、服务等符合学校转账规定的,可填制内部结算转账单,并附有关明细或者合同,按正常报销程序审批后,办理转账手续。

第二十二条 按本办法规定需签订有效合同的报销事项,应在合同中约定付款时间和金额,各单位应严格按照合同约定办理报销手续,不得重复支付或者擅自变更,财务部门严格按合同约定付款。

第二十三条 以下票据财务部门不予受理:

假票据;财政(税务)部门申明作废的票据;已验旧的发票;发票要素不全的;发票类型与发生的经济业务内容不符的;发票开具日期超过1年的;其他不符合学校报销范围的票据。

 

第四章 付款方式

第二十四条 财务部门实行无现金报账制度,以下报销款项由财务部门转入个人银行卡:

职工工资、津贴;个人劳务报酬;根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;各种劳务、劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;向个人收购农副产品和其他物资的价款;出差人员必须随身携带的差旅费;1000元以下的零星购买服务类支出。

第二十五条 购物、服务类发票金额超过1000元(含)的,应通过银行转账或者电汇支付。报销时应正确填写收款单位名称、账号、开户银行,由财务部门直接办理倒进账或者汇款手续。

第二十六条 实行公务卡报销管理的单位,公务活动中属于公务卡结算范围的开支,应使用公务卡支付,报销后由财务部门将实际报销费用转入银行还款。

 

第五章  附 

第二十七条 学校基本建设、修缮工程、科研项目、公费医疗等各类专项经费报销,国有资产处置、对外投资等,执行学校相关专项管理规定。学校归口管理部门对其二级分配经费有管理规定的,执行相应规定。

第二十八条 工资、薪金、奖金、劳务报酬所得,由财务部门按照个人所得税法代扣代缴个人所得税。

第二十九条 本办法自发布之日起实施,学校现行财务管理规定与本办法不一致的,执行本办法。

第三十条 本办法由计划财务处负责解释。

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